Tutorial de Holded: facturación y contabilidad de pymes

Mucha gente abre Holded, emite tres facturas, se aburre de la configuración y a los seis meses tiene dentro un lío mayor que el Excel del que venía: clientes duplicados, dos series creadas sin querer, el banco sin conectar y la asesoría pidiendo el listado por correo de siempre.

Este tutorial es el orden de montaje que lo evita: configurar una vez lo que después cuesta deshacer, dejar operativa la recepción de facturas de proveedor y responder sin abrir el banco a la pregunta de siempre, cuánto está cobrado y cuánto sigue pendiente. Escribimos esto en agosto de 2026 y la interfaz se renombra a menudo: si un menú no está donde decimos, el centro de ayuda oficial es la referencia buena.

Resumen

El montaje que aguanta tiene siete pasos y ninguno es difícil. Empieza por las cuentas contables por defecto y las series de numeración, las dos decisiones caras de cambiar después. Sigue por la emisión, con las recurrentes en borrador para que alguien las revise. Luego se abre la bandeja de compras y se conecta el banco, que es lo que hace verdad los estados de las facturas. Y termina dando acceso a la asesoría con un rol limitado. Holded ordena administración; el criterio contable y fiscal sigue siendo del profesional.

Antes de empezar: dos comprobaciones de plan

Según la documentación de Holded, los planes que incluyen el módulo de Contabilidad son Estándar, Avanzado y Premium (fuente), y los roles personalizados solo están en Avanzado y Premium (fuente). Compruébalo antes de montar nada.

Y algo que confunde a todo el mundo: varias funciones se activan como “gemas” desde la Holded Store y no vienen de serie. Las facturas recurrentes y las reglas de conciliación son dos, y ambas figuran en la documentación como gemas gratuitas. Los planes están en su web: las condiciones comerciales cambian y no tiene sentido fijarlas aquí.

Paso 1. Cuentas contables por defecto

La configuración que más se agradece meses después y la que casi nadie toca al empezar.

1. Entra en Configuración y busca Cuentas por defecto, en el apartado de Contabilidad.
2. Revisa las cuentas de serie. Su documentación indica que las de clientes empiezan por 4300, las de proveedores por 4000, y que asigna la 7000000 a Ventas y la 6000000 a Gastos.
3. Marca las casillas para crear una cuenta por cada banco, caja, tarjeta y pasarela. Sin esto la tesorería cae en un cajón común y conciliar se vuelve incómodo.
4. Si tu asesoría usa un plan de cuentas concreto, pídeselo ahora. Cambiarlo con dos mil apuntes dentro es una tarde perdida.

Y puedes asignar una cuenta por defecto a un contacto: hazlo con tus diez proveedores recurrentes y sus facturas entrarán clasificadas el resto del año.

Paso 2. Series y numeración

En Configuración > Facturación > Preferencias, bloque de formato de documentos. Se hace una vez por ejercicio.

1. Selecciona el tipo de documento en la barra lateral y pulsa Añadir línea.
2. Dale un nombre reconocible y define el formato: Holded usa [YY] o [YYYY] para el año y % para el número, mínimo dos símbolos. F[YY]%%% produce F25001 y F[YYYY]%%%% produce F20250001 (guía de numeración).
3. En el campo de devolución, indica qué numeración usarán las rectificativas de esa serie. Es el que todo el mundo se salta y el que provoca los líos en los abonos.
4. Crea pocas series: una ordinaria, una de rectificativas y, si hace falta, una por establecimiento.

Dos avisos. El campo Último núm. se actualiza solo, y si el número no sale como esperas se corrige poniendo ahí el anterior al que quieres. Y al cambiar de año la numeración no se reinicia sola: hay que actualizar la línea a mano tras el último documento del ejercicio.

Paso 3. Emitir, y dejar montado lo que se repite

Emitir es lo fácil: en Ventas > Facturas, crea la primera con un cliente real y comprueba que la serie, los impuestos y la plantilla salen como quieres.

Después monta lo recurrente, que es donde está el ahorro. En la pestaña Facturas recurrentes defines intervalo, inicio y fin, y eliges cómo se generan: la documentación describe tres comportamientos, aprobarlas automáticamente, crearlas como borradores para revisarlas antes, o convertirlas a mano (facturas recurrentes).

Para una pyme, borrador automático: aparecen solas el día 1, alguien las repasa en diez minutos y las aprueba en bloque. Aprobar sin mirar solo compensa con importes invariables, porque una factura aprobada ya no se corrige, se rectifica. Con ella aprobada, Holded permite editar campos secundarios como la categorización, pero no rehacer el documento (gestionar facturas de venta).

Paso 4. La bandeja de recepción de facturas de proveedor

Aquí Holded deja de ser un programa de facturas y empieza a ahorrarte el correo del día 8.

1. Ve a Compras > Escáner y abre la Configuración, arriba a la derecha.
2. Personaliza la dirección de correo de la bandeja. Cada cuenta tiene la suya y cualquiera puede enviarle documentos.
3. Dásela a tus proveedores como dirección de facturación, ponla en la firma de administración y en el móvil del equipo que gasta fuera.

Cuando llega un correo, Holded procesa cada adjunto por separado y los agrupa en una tarjeta con el tipo de documento, el importe y un botón para revisar lo pendiente; al abrir un archivo ves los datos extraídos por OCR y los editas antes de pulsar Crear documento (la bandeja de entrada).

Esa pantalla no se salta nunca: la máquina transcribe, la persona confirma. Si el total no cuadra con el desglose o falta el NIF del emisor, el documento no se crea hasta que alguien lo mire.

Paso 5. Conectar el banco y conciliar

Sin banco conectado, los estados de tus facturas son una declaración de intenciones.

1. En Tesorería, añade y configura bancos, cajas, tarjetas y pasarelas de pago.
2. Conecta la cuenta para que los movimientos entren solos. Si tu banco no sincroniza bien, importa el extracto.
3. Entra en Tesorería > Cuentas, selecciona la cuenta y pulsa Conciliar. La ventana muestra los movimientos a la izquierda y tus documentos a la derecha, con filtros por estado y fecha y un botón de sugerencias (conciliación bancaria en Holded).
4. Activa las reglas de conciliación para lo que se repite cada mes.

Un detalle poco intuitivo que la propia documentación advierte: no hay vista global de movimientos pendientes de conciliar para todas las cuentas a la vez, cada una se revisa por separado. Si trabajas con cuatro bancos, ponlo en la rutina de cierre o una se te quedará sin mirar.

Si ves que tu problema no es Holded sino cómo llegan y se aprueban los documentos antes de entrar, podemos revisar contigo el circuito administrativo antes de que sigas configurando.

Paso 6. Cuánto está cobrado y cuánto pendiente

Es la consulta que más se hace y la que peor se resuelve mirando el banco. En Holded se responde desde la propia factura: ábrela en Ventas > Facturas y mira la sección Pagos del lateral derecho. Dos caminos:

• Añadir pago: registras el cobro a mano con cantidad, fecha y forma de pago. Cada pago genera su asiento en el libro diario y aparece en pagos y cobros de la cuenta.
• Conciliar: si el cobro ya está sincronizado desde el banco, enlazas la factura con el movimiento y Holded crea el cobro con su cuenta, fecha e importe, actualizando el pendiente de pago (añadir pagos a facturas de venta).

Los pagos parciales, que son los que rompen el “creo que está pagada”, funcionan así: al conciliar un movimiento de 350 euros contra una factura de 500, Holded avisa antes de confirmar de que quedarán 150 pendientes y mantiene la factura en pendiente con el importe restante escrito (pago total, parcial o anticipado).

Dos avisos de uso diario. Un cobro creado por conciliación no se puede editar: hay que eliminarlo, con lo que el movimiento se desconcilia, y volver a conciliar. Y la lupa de esa sección muestra todos los cobros de ese contacto, útil cuando un cliente agrupa varias facturas en una transferencia.

Eso te da el dato fiable. Convertirlo en seguimiento con recordatorios escalonados es otro trabajo: va en automatizar el cobro de facturas.

Paso 7. Dar acceso a la asesoría

Deja de mandar adjuntos por correo. Desde Mi Asesoría, en Contabilidad o en el menú superior derecho, abres la conversación y pulsas Conceder acceso, eligiendo un rol de los que existen en tu cuenta.

Entre los predefinidos que documenta Holded están Propietario, Administrador, Finanzas, Ventas y Recursos humanos. El de Finanzas da acceso a Ventas, Contabilidad, Contactos y Proyectos, y suele ser el ajuste razonable para una gestoría externa. Dar Administrador por comodidad es el atajo que después nadie recuerda haber tomado. El acceso se retira desde esa misma conversación con Quitar acceso, sin cerrar la colaboración.

Lo que Holded no hace, y cuándo se te queda pequeño

Un tutorial honesto dice dónde está el borde.

Situación	Qué esperar
Criterio fiscal y deducibilidad	no lo resuelve una herramienta, es de tu asesoría
Facturas de proveedor ilegibles o en formatos raros	el OCR falla más de lo que parece
Varias sociedades con consolidación	no es su terreno natural
Procesos industriales o de producción complejos	se acaba necesitando un ERP con más músculo
Aprobación de gasto por niveles	comprueba hasta dónde llega antes de comprometerte

La señal de que se te ha quedado pequeño no es una función que falte: es que tu equipo haya empezado a llevar un Excel paralelo. Cuando eso pasa, la conversación ya no es de configuración.

Errores frecuentes al montar Holded

• Importar los contactos del Excel viejo tal cual. Duplicados y NIF sin actualizar entran en un minuto y salen en tres meses.
• Crear series a demanda. Cada serie improvisada es una explicación pendiente con tu asesoría.
• No probar una rectificativa antes de ir en serio. Ahí se descubren los campos que nadie configuró.
• Dejar la bandeja de compras sin vaciar. Doscientos documentos sin revisar son un problema con retraso.
• Conectar un solo banco de los cuatro que usas. La conciliación parcial da falsa sensación de control.

Preguntas frecuentes

¿Cómo veo de un vistazo la cantidad cobrada de una factura en Holded?

Abre la factura desde Ventas y mira la sección Pagos del lateral derecho: ahí están los cobros registrados y, si hay pago parcial, el importe pendiente. La lupa de esa misma sección muestra todos los cobros de ese contacto. Y para la foto global, concilia el banco primero: si no, mirarás lo que alguien apuntó a mano, no lo que ha entrado.

¿Puedo llevar la contabilidad en Holded sin asesoría?

Registrar y contabilizar es una cosa; asumir el criterio fiscal, las presentaciones y la responsabilidad es otra. En una pyme suele funcionar repartir: la empresa lleva la administración diaria y la asesoría entra con acceso directo para revisar, ajustar y presentar.

¿Y la factura electrónica obligatoria, la cubre Holded?

Holded mantiene una sección de ayuda dedicada a VERI*FACTU, pero conviene distinguir dos obligaciones con calendarios distintos: la de los sistemas de facturación y la de la factura electrónica entre empresas. Está desglosado en la guía de la factura electrónica obligatoria, sobre la información de la Agencia Tributaria.

Siguiente paso

Holded ordena lo que ya tiene algo de orden. Si cada factura necesita una excepción, configurarlo solo hará el desorden más rápido: primero los criterios de facturación, los permisos y el traspaso a la asesoría, después las pantallas. Ese trabajo previo está en el ciclo de emisión y en la entrada de facturas y gastos.

Si prefieres no hacerlo a solas, enséñanos cómo funciona hoy vuestra administración: te damos una primera lectura sin compromiso de qué configurar, en qué orden y qué dejar fuera.